Saran dari Penulis Cal Newport untuk Mengurangi Email di Tempat Kerja

Email adalah pencuri yang menyamar sebagai kenyamanan – dan penghisapan energinya yang licik mengancam kehidupan kerja kita.

Membalas email dan utas pesan perusahaan tidak pernah terasa seperti itu seharusnya dihitung sebagai Pekerjaan “nyata”. Lagi pula, pernahkah Anda melihat postingan lowongan yang mencantumkan “cepat dengan emoji Slack yang sesuai dengan nada” atau “ahli di kotak masuk nol”Di antara keterampilan ideal seorang kandidat? Namun, kebanyakan dari kita menghabiskan lebih dari sepertiga hari kerja kita untuk memberi makan apa yang penulis dan profesor Georgetown Cal Newport menyebut “alur kerja pikiran sarang hiperaktif”. Artinya, kita menghabiskan waktu hampir sama banyaknya pembicaraan tentang apa yang akan kita lakukan – meminta dan menawarkan umpan balik, mendelegasikan tugas, mengumpulkan informasi, memberikan pembaruan – seperti yang sebenarnya kita habiskan untuk melakukannya.

Di buku barunya, Dunia Tanpa Email, Newport menyalahkan “pikiran sarang yang hiperaktif” karena menyedot “energi kognitif” kita. Kami menyia-nyiakan kekuatan otak yang berharga pada hal-hal kecil administratif dan logistik, katanya, saat kami bisa memecahkan atau melaksanakan masalah.

Tapi masih ada harapan. Anda dapat membebaskan diri Anda dari banyak komunikasi bolak-balik yang telah Anda rantai ke kotak masuk Anda dan bertanya-tanya ke mana semua waktu Anda pergi. Triknya adalah dengan mengotomatiskan proses Anda.

“Jika ada hasil atau hasil tertentu yang Anda secara individu bertanggung jawab untuk memproduksinya berulang kali, mungkin tidak ada ruginya dengan mencoba menghasilkan proses yang lebih terstruktur yang menentukan kapan dan bagaimana Anda menangani pekerjaan ini,” tulis Newport.

Misalnya, bagian dari pekerjaan Anda adalah membuat presentasi mingguan. Newport menyarankan pengaturan waktu yang ditentukan di kalender Anda, yang Anda anggap seperti pertemuan rutin dengan diri Anda sendiri, untuk mengumpulkan bagian-bagian presentasi yang Anda tahu harus Anda selesaikan. Jika Anda membutuhkan umpan balik dari kolega untuk menyelesaikan pekerjaan, temukan cara untuk meminimalkan bolak-balik dengan mengatur cara Anda mengumpulkan informasi itu secara sistematis.

Untuk memparafrasekan contoh dari Newport, Anda dapat membuat spreadsheet bersama tempat kolega Anda dapat memasukkan catatan mereka. Satu atau dua hari sebelum presentasi jatuh tempo, Anda dapat mengirimkan pengingat lembut kepada kolega Anda untuk menambahkan umpan balik mereka sebelum tenggat waktu. Dan Anda bahkan tidak perlu menulisnya secara manual setiap saat; Newport menunjukkan bahwa sebagian besar klien email, termasuk Gmail, akan membiarkan Anda menjadwalkan email pengingat boilerplate yang sama untuk keluar secara otomatis pada waktu yang sama setiap minggu. Begitu pula dengan Slack, dalam hal ini.

Proses otomatis menghemat energi kognitif Anda dengan mengurangi ketergantungan Anda pada “pikiran sarang hiperaktif”. Anda akan menjadi lebih jernih dan lebih bebas secara mental sebagai hasilnya. Seperti yang dikatakan Newport: “Otomatiskan apa yang dapat Anda jadikan otomatis, dan hanya kemudian khawatir tentang apa yang harus dilakukan dengan apa yang tersisa.”