Cara Terbaik untuk Mempersiapkan Pertemuan Apa Pun

MSebagian besar pekerja secara intuitif Dapatkan konsep manajemen gagasan profesional (atau PIM, karena tidak ada yang menyebutnya). Kami tahu untuk tidak melepaskan semua kecemerlangan kami dalam satu momen tertinggi selama rapat.

“Alih-alih membuat jalur paralel, mari kita buat jalur tegak lurus! Dan tambahkan dukungan pelanggan tambahan. Dan Jayden harus mengelola semuanya… dan diberi perubahan gelar dan kenaikan gaji yang wajar! ”

Dan kita tahu untuk tidak menyimpan semuanya untuk diri kita sendiri.

“Jayden, aku akan membiarkanmu mengambil yang ini.”

Dan kami tahu waktu itu penting: Kami mencoba menunggu saat yang tepat untuk membuat pernyataan.

“SHairry menyelamu, J, tapi aku memikirkan hal yang persis sama. “

Kami membaca Zoom dan melanjutkan, dipandu oleh beberapa kombinasi ambisi, intuisi, dan kolegialitas. Dan itulah mengapa rapat yang membosankan pun selalu membuat Anda stres. Rapat memungkinkan orang untuk mengadvokasi diri mereka sendiri dan orang lain, dan untuk mengusulkan pendekatan baru yang secara fundamental dapat mengubah pekerjaan yang mereka lakukan (dan pekerjaan orang lain). Selalu ada potensi untuk diskusi perubahan pekerjaan. Terlibat dalam rapat – bahkan yang terstruktur – terasa sebelum kacau.

Dan itu hanya diskusi yang terjadi dengan lantang. Dalam setiap pertemuan, setiap peserta juga terlibat dalam pertemuan interior yang tidak dapat diakses oleh siapa pun: negosiasi satu orang tentang apa yang harus dikatakan, dan kapan, dan bagaimana.

Baru-baru ini, saya telah memikirkan banyak hal tentang bagaimana menerapkan semacam struktur pada rapat internal dalam pikiran saya. Dan bertanya-tanya: Bagaimana jika saya melakukan beberapa negosiasi internal sebelumnya? Bagaimana jika saya memiliki rencana sebelum setiap pertemuan, atau setidaknya menu pilihan?

Saya ingin mengusulkan agenda rapat internal. Ini adalah pendekatan yang telah membantu saya baru-baru ini, dan yang menurut saya akan berguna pada pertemuan Anda berikutnya – tidak hanya untuk memikirkan hal-hal yang akan dikatakan, tetapi untuk memastikan Anda mengatakan sesuatu yang bermakna.

Ketiga hal ini mudah muncul, dapat secara alami dimasukkan ke dalam sebagian besar diskusi, dan secara inheren bersifat kolegial.

Saya meminjam ini dari pendekatan Holacracy terhadap manajemen. Menurut pendiri Holacracy, Chris Cowan, ketegangan bukan hanya masalah tetapi “perasaan yang Anda rasakan saat merasakan celah antara apa yang ada dan apa yang bisa terjadi”. Ketegangan sangat membantu untuk dibawa ke pertemuan karena ketika Anda berbagi satu, Anda mengundang orang lain untuk berpartisipasi baik dalam mengidentifikasi alasan kesenjangan tersebut dan dalam menemukan apa yang dapat mengatasinya. Dan berbagi ketegangan adalah pengalaman empati yang aneh, karena semua orang mungkin juga merasakannya.

Cara favorit saya untuk memperkenalkan ide adalah “Bagaimana jika kita …:” Kuncinya adalah mengganti kata ganti menjadi “Saya” segera setelah jelas Anda yang harus bertanggung jawab untuk itu.

Selalu simpan ide untuk waktu berikutnya. Atau setidaknya rencanakan untuk menyimpan ide. Saya seorang editor, dan salah satu cara saya menilai draf cerita adalah: Apakah penulis merasa seperti melewatkan sesuatu? Apakah kisah ini terasa seperti mencerminkan satu kisah di antara banyak kisah yang bisa diceritakan? Itu hal yang luar biasa! Ini menunjukkan bahwa yang saya baca adalah “pilih”, seperti potongan daging.

Cara kerja rapat juga sama. Meskipun Anda tidak menyatakan ide Anda yang disimpan di bank, Anda mungkin akan mengisyaratkannya. Dan itu akan menginformasikan cara Anda berbicara (atau tidak berbicara) tentang gagasan orang lain.