Cara Menanggapi Email Lama

Tetap balas. Meskipun tanggapan Anda datang dua hari, dua minggu, atau dua bulan kemudian, tidak apa-apa. Menjawab email lama terasa seperti kekuatan rahasia. Anda menaklukkan waktu dan stasis saat menghapus cengkeraman psikologis yang mereka miliki atas diri Anda. Menanggapi terlambat selalu lebih baik daripada tidak merespons.

Dan dalam banyak kasus, tidak pernah membutuhkan banyak waktu atau energi seperti yang Anda pikirkan. Saat ini, saya memiliki 55 email yang perlu ditanggapi. Beberapa telah melayang selama enam minggu atau lebih. Saya pasti menghabiskan hari penuh berpikir tentang menanggapi. Namun pada kenyataannya, hanya perlu dua hingga tiga jam untuk membalas mereka semua.

Semakin banyak email yang menumpuk, semakin Anda kehilangan gambaran yang lebih besar. Anda tidak boleh menganggap email sebagai kumpulan kalimat untuk dibaca sekilas dan ditambahkan ke daftar tugas. Email adalah peluang untuk mendefinisikan suatu hubungan. Memukul “balasan” – bahkan setelah penundaan yang lama – dapat membuat hubungan Anda kembali ke jalurnya. Itu mungkin berarti memperkuat atau menjelaskan kepada orang lain bahwa mereka lebih banyak berinvestasi dalam hubungan daripada Anda, tetapi email yang sangat terlambat memberi Anda kekuatan untuk mendefinisikan hal-hal seperti yang Anda lihat. Dan tidak ada tanggal kedaluwarsa untuk itu.

Tentu saja, ada sedikit masalah untuk mengetahui apa yang harus dikatakan.

Mungkin Anda diundang ke pesta Zoom atau seseorang meminta Anda untuk melakukan sesuatu, tetapi sekarang pesta itu datang dan pergi, atau sudah banyak waktu berlalu sehingga rasanya gila untuk merespons.

Ini bukan.

Anda harus merespons sebagai hadiah untuk diri Anda di masa depan. Karena ketika orang di ujung email muncul lagi ke dalam hidup Anda, Future You akan mengubah diri mereka menjadi simpul, mencoba menjelaskan mengapa Anda membuatnya hantu. Coba ini:

Hai Annie!

Maaf saya belum merespons hingga saat ini dan saya merindukan Anda [Zoom gathering/baby shower/alien abduction]. Semuanya menjadi sedikit gila akhir-akhir ini, karena saya yakin itu untuk Anda.

Tapi saya sudah memikirkan Anda dan berharap semuanya baik-baik saja di dunia Anda. Jika Anda siap untuk mengejar ketinggalan, Jumat sore saya selalu terbuka lebar. Saya harap kita bisa bicara segera.

Satu peringatan: Jangan menawarkan untuk “mengejar ketinggalan” jika Anda tidak memiliki niat untuk melakukannya. Kalau tidak, Anda akan membuat bolak-balik baru mencoba mengatur sesuatu yang tidak akan terjadi. Jika Anda ingin berbicara, tawarkan beberapa jendela waktu sehingga mereka tahu Anda serius.

Jika seseorang mengirimi Anda pembaruan 800 kata, bukankah mereka layak tingkat pemikiran dan elaborasi yang sama? Tidak! Berpegang teguh pada harapan-harapan ini biasanya mencegah kita menjawab sama sekali, yang jauh lebih buruk daripada mengirim sesuatu yang berangin.

Mulailah dengan sesuatu seperti ini:

Paula sayang,

Saya membaca pesan Anda beberapa minggu yang lalu dan telah memikirkan bagaimana merespons. Saya sangat senang mendengar bahwa keluarga Anda baik-baik saja dan Timmy lulus dengan penghargaan tinggi – bukan kejutan!

Sangat mudah untuk jatuh ke dalam perangkap bereaksi terhadap setiap kalimat atau anekdot. Tetapi pertukaran email bisa menjadi percakapan aktual. Secara pribadi, kami menjelajahi cerita, menawarkan sorotan, dan berbicara seperti orang nyata. Tulis kembali apa yang Anda ingin mereka tahu. Anda bahkan dapat mengajukan pertanyaan lanjutan. Utas email adalah percakapan. Percakapan tidak selalu 50-50.

Tetapkan batas. Beberapa email favorit saya berasal dari teman yang belum pernah saya temui bertahun-tahun. Kami saling menulis pembaruan panjang setiap beberapa bulan dan tidak pernah mengharapkan tanggapan segera. Utas kami menjadi kapsul waktu yang menawan tahun sebelumnya. Untuk menetapkan beberapa aturan, Anda bisa mengatakan sesuatu seperti ini:

Hai Kenneth,

Saya suka mendapat pembaruan ini dari Anda. Ada beberapa hal menarik yang terjadi pada saya selama beberapa bulan terakhir – apakah itu benar-benar selama itu?

Sebelum saya masuk ke dalamnya, saya juga ingin mengatakan tolong jangan pernah merasa seperti Anda berutang tanggapan segera. Kita semua berhak menerima lebih sedikit email dalam hidup kita, tetapi tetap terhubung dengan Anda sangat penting bagi saya. Saya ingin mempertahankannya dan juga tidak ingin ini menjadi beban bagi kami berdua, jadi tuliskan saya kapan saja Anda bisa, dan saya berjanji untuk melakukan hal yang sama.

Juga, tanyakan pada diri sendiri apakah email Anda dapat diganti dengan FaceTime atau teks sesekali. Kotak masuk adalah loncatan untuk bekerja, bekerja, dan lebih banyak pekerjaan. Memindahkan persahabatan dari lubang dapat membantu mereka berkembang.

Alih-alih mengarsipkan atau membuang catatan mereka, buka sumbernya. Catatan singkat dan sopan dapat menjaga kotak masuk Anda tetap bersih di masa mendatang.

Katy,

Terima kasih telah mengirim email tentang penawaran / peluang / pitch ini. Ini bukan hal yang saya bahas sekarang, tetapi saya akan selalu mengingat Anda jika ada perubahan.

Saya juga melakukan beberapa kotak masuk rumah tangga sekarang, jadi jika Anda dapat menghapus saya dari daftar Anda, saya akan berterima kasih.

Selalu menjadi manusia dan selalu bersikap baik.

Seseorang menjangkau dengan kesempatan menarik – sangat menarik sehingga Anda perlu meluangkan waktu untuk menulis tanggapan yang bijaksana. Satu minggu berlalu. Dua minggu. Tiga. Tentunya sudah terlambat untuk merespons? Nggak.

Alih-alih mengatakan, “Hei, saya bertanya-tanya apakah Anda masih tertarik dengan ini?” inilah cara menyalakan kembali nyala api.

Joe, hai!

Saya sangat tertarik dengan kesempatan yang kami bicarakan dan ingin menghabiskan lebih banyak waktu dengan rencana permainan saya.

Dek geser saya terpasang. Apakah Anda akan bebas minggu ini untuk membicarakannya?

Mulailah dengan komentar yang mencela diri sendiri, akui keterlambatan Anda, lalu pamerkan pekerjaan pembunuh Anda. Hubungan kembali ke jalurnya.

Lebih baik mengirim respons yang menunjukkan ke mana Anda ingin hubungan itu pergi daripada memadamkan beberapa respons yang kabur tanpa langkah berikutnya yang jelas. Bagaimanapun, mereka mungkin mendapatkannya. Semua orang sibuk sekarang, setiap orang memiliki barang-barang yang tergantung di atasnya, dan orang lain hampir pasti tidak marah kepada Anda. Bahkan, yang sebaliknya mungkin benar: Mereka mungkin senang bola masih ada di pengadilan Anda.