5 Jenis Orang yang Membuang Waktu Anda di Tempat Kerja

Dan bagaimana menanganinya

HAInce, dalam perjalanan untuk mengunjungi kolega saya di kantor pusat Google di Mountain View, saya menghabiskan hampir delapan jam selama seminggu menunggu orang-orang datang ke rapat karena mereka terlambat, atau dalam beberapa kasus, benar-benar lupa. Di lain waktu, saya mengerjakan proposal strategi sepanjang akhir pekan, hanya untuk mengetahui bos saya telah menunggu untuk memberi tahu saya bahwa itu tidak lagi diperlukan. Awal tahun ini, saya harus mengacak-acak proyek yang saya tunggu sebulan untuk menyalakan lampu hijau.

Saya yakin Anda juga punya banyak cerita sendiri. Anda mungkin orang yang paling terorganisir dan paling efisien di planet ini – tetapi tidak peduli seberapa baik Anda atur waktu Anda sendiri, itu semua akan sia-sia jika orang lain menyalahgunakannya. Karena manusia pada dasarnya adalah makhluk yang egois, kita sering memperlakukan waktu orang lain seolah-olah tidak ada nilainya dibandingkan dengan waktu kita sendiri. Tetapi menghabiskan waktu orang lain dengan buruk bukan hanya agresi kecil. Itu salah satu cara tercepat untuk menghancurkan kepercayaan. Bagaimanapun, waktu adalah komoditas kita yang paling berharga, satu-satunya mata uang yang tidak dapat kita peroleh lagi.

Untuk membantu diri kita sendiri dan orang lain menjadi benar-benar produktif, kita perlu mengidentifikasi ciri-ciri pemboros waktu. Di ceramah yang saya berikan di QCon London sekarang kita bisa mengubah cara kita berpikir tentang waktu, Saya menyarankan beberapa cara untuk berinteraksi lebih baik dengan pemboros waktu, atau dalam kasus ekstrim, cari cara untuk menghilangkannya dari hidup Anda. Berikut lima tipe orang yang harus diperhatikan – dan karakteristik yang perlu diperhatikan dalam diri Anda.

Seperti kelinci Alice in Wonderland, orang ini selalu berada di belakang jam, terengah-engah untuk berpindah dari satu pertemuan ke pertemuan berikutnya. Mereka kehilangan konteks penting, atau lebih buruk lagi, meminta rapat untuk dihentikan agar mereka dapat mengejar ketinggalan. Mereka tidak menyadari bahwa terlambat 15 menit untuk rapat dengan delapan orang telah menyia-nyiakan waktu bersama selama dua jam.

Apa yang harus dilakukan: Mulailah dengan memberi umpan balik, kemudian tetapkan beberapa pedoman. Saya dulu memiliki kontrak sosial dengan rekan satu tim saya, yang mengatakan bahwa jika ada di antara kita yang terlambat lebih dari lima menit untuk rapat 30 menit, atau terlambat 10 menit untuk rapat 60 menit, kita harus melewatkannya sepenuhnya.

Orang ini ingin setiap tindakan mendapatkan cap persetujuannya terlebih dahulu. Tetapi mereka juga sangat sibuk, jadi peninjauan Anda harus menunggu. Mereka tidak mengerti bahwa waktu yang dibutuhkan untuk meninjau sesuatu sering kali lebih kecil dari waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sesuatu. Yang terburuk adalah ketika peninjau menunggu hingga menit terakhir untuk menyetujui tindakan tersebut dan memberi tahu Anda untuk membuat perubahan besar.

Apa yang harus dilakukan: Sekali lagi, berikan umpan balik. Kebenaran sederhananya di sini adalah bahwa jika seseorang tidak memiliki waktu untuk meninjau sesuatu pada waktu yang tepat, mereka tidak boleh memberikan pendapat. Orang-orang yang memperlambat segalanya biasanya mendapati diri mereka sedang dipermainkan atau diabaikan.

“Ya Tuhan, saya ada rapat dewan besok dan tidak tahu apa yang akan mereka tanyakan. Siapkan semua slide! ” Orang ini berpikir mengatakan “Jadikanlah” adalah kepemimpinan. Mereka tampaknya tidak menyadari bahwa orang menginginkan kehidupan di luar pekerjaan, atau bahwa sesuatu seperti rapat dewan adalah acara yang benar-benar dapat diprediksi yang dapat Anda rencanakan sebelumnya. Kurangnya persiapan orang ini bisa menular, membuat orang-orang di sekitarnya kelelahan.

Apa yang harus dilakukan: Ini sulit karena pemohon di menit-menit terakhir biasanya lebih senior dari Anda, jadi mengatakan tidak kepada mereka itu sulit. Namun, ada cara untuk mengendalikan situasi ini: Setelah Anda melihat pola yang dapat diprediksi, Anda dapat mulai mengganggu mereka untuk apa yang mungkin mereka butuhkan sebelum mereka mendatangi Anda. Jika mereka mengabaikan gangguan dan terus membuat permintaan di saat-saat terakhir, Anda mungkin bekerja untuk orang yang salah.

Mereka berdengung karena dunia selalu terbakar. Semuanya terjadi dan mereka tidak mungkin menangani apa pun saat ini. Orang ini membuat frustrasi karena tidak pernah punya waktu untuk melakukan apa pun untuk Anda, tetapi kemungkinan besar dia berfokus pada hal yang salah. Selalu sibuk biasanya berarti Anda tidak dapat memprioritaskan, atau Anda tidak efektif.

Apa yang harus dilakukan: Perkenalkan mereka ke Matriks Eisenhower, alat untuk mengkategorikan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya, untuk membantu mereka belajar fokus pada hal yang penting. Jika mereka sedang menyelesaikan hal-hal penting tetapi masih tidak punya waktu untuk orang lain, bicarakan tentang cara membantu menyebarkan beban. Jika tidak, orang ini kemungkinan besar akan kelelahan dan kemudian membiarkan semua orang di sekitarnya mengambil bagian.

Orang ini membutuhkan sesuatu untuk diselesaikan sekarang. Mereka tidak peduli apa yang sedang Anda lakukan karena tugas mereka adalah hal yang paling penting. Seringkali, Anda akhirnya melakukannya hanya untuk membuat mereka pergi. Dan kemudian perilaku melayang mereka diperkuat sebagai cara untuk menyelesaikan sesuatu.

Apa yang harus dilakukan: Memperkenalkan dirimu sendiri untuk Matriks Eisenhower. Bersikaplah kejam saat menolak tugas yang tidak penting. Seorang mantan manajer pernah memberi tahu saya bahwa kesuksesan bukanlah tentang apa yang Anda lakukan – ini tentang apa yang tidak Anda lakukan. Tentu, akan ada kalanya tugas-tugas penting menimpa Anda tanpa peringatan. Itulah hidup. Tetapi jika itu tidak penting, jangan tinggalkan segalanya untuk melakukannya. Urgensi orang lain bukanlah mewakili kepentingan. Bukan berarti Anda tidak memenuhi permintaan mereka saat Anda punya waktu. Hanya saja, jangan menari mengikuti iramanya.