Bagaimana Tetap Sesuai Jadwal Bahkan Saat Anda Keluar Jalur | oleh Nir Eyal | Juni 2021

Tdaftar o-do seharusnya membuat kita tetap pada tugas. Ternyata mereka melakukan sebaliknya. Saya telah menulis tentang banyak alasan kenapa.

Untuk mendapatkan kembali fokus dan menjadi lebih produktif, jauh lebih baik untuk buat jadwal terjadwal. Anda tidak bisa mengatakan bahwa Anda terganggu kecuali Anda tahu apa yang membuat Anda terganggu. Artinya, tanpa mengetahui bagaimana Anda ingin menghabiskan waktu Anda, tidak mungkin Anda akan menghabiskannya dengan sengaja.

Namun, ada pertanyaan umum yang saya dapatkan timeboxing yang tampaknya membuat orang tersandung: “Apa yang harus saya lakukan jika saya keluar jalur?”

Semuanyatidake terganggu dari waktu ke waktu. Perbedaan antara orang yang mudah teralihkan dan orang yang tidak dapat teralihkan adalah bahwa orang yang tidak dapat teralihkan mengambil langkah-langkah untuk memastikan mereka tidak terganggu oleh hal yang sama di masa depan. Seperti yang dikatakan penulis Brasil Paulo Coelho, “Kesalahan yang diulang lebih dari satu kali adalah sebuah keputusan.” Jika Anda terus-menerus terganggu oleh hal yang sama tanpa mengambil tindakan untuk mencegahnya, Anda telah membuat keputusan untuk menjadi teralihkan.

Lain kali Anda menemukan diri Anda keluar jalur dari apa yang Anda rencanakan, lakukan dua langkah ini:

Setiap kali ada sesuatu yang menghalangi salah satu blok waktu Anda, sangat penting bagi Anda untuk kembali ke jadwal Anda dengan blok waktu berikutnya.

Banyak orang malah mencoba untuk rejigger sepanjang hari mereka segera, menggeser segala sesuatu yang lain untuk mencoba menebus waktu yang hilang. Ini adalah masalah karena dua alasan. Pertama, perlu waktu untuk mengkonfigurasi ulang jadwal Anda, yang dengan sendirinya dapat menjadi gangguan yang membuang-buang waktu. Mengoptimalkan kalender Anda sangat mirip dengan jenis pekerjaan semu yang dilakukan orang untuk mencoba dan keluar dari pekerjaan nyata. Kedua, jika Anda mengatur ulang jadwal Anda dengan cepat, Anda berisiko melatih diri sendiri untuk memikirkan jadwal kotak waktu Anda sebagai sesuatu yang dapat diubah. Meyakinkan diri sendiri bahwa tidak apa-apa untuk menyesuaikan jadwal Anda membuatnya lebih mudah untuk tidak mematuhinya di masa depan, mengalahkan tujuan timeboxing.

Yang paling penting adalah kembali melakukan apa yang Anda katakan akan Anda lakukan sesuai dengan jadwal yang telah Anda buat di muka. Ambil saja dengan hal berikutnya yang Anda rencanakan untuk menghabiskan waktu Anda. Jangan khawatir tentang tidak sepenuhnya bekerja di blok terakhir. Untuk saat ini, ingatlah bahwa apa yang Anda rencanakan dengan waktu Anda adalah daya tarik, sementara yang lainnya adalah pengalih perhatian, dan itu termasuk mengubah jadwal Anda dengan cepat.

Setelah hari Anda selesai, Anda pasti ingin: 1) menemukan cara untuk menebus waktu yang hilang, dan 2) memastikan Anda tidak membiarkan gangguan yang sama terjadi lagi.

Saat pertama kali membuat jadwal timebox Anda, Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda telah memesan “waktu buffer.” Waktu buffer membangun sedikit kelonggaran di hari Anda, dan ini penting karena dua alasan:

Pertama, inilah saatnya untuk merenungkan bagaimana hari Anda berjalan. Apakah Anda menghabiskan cukup waktu untuk melakukan apa yang Anda katakan akan Anda lakukan? Apakah kamu fokus efektif pada tugas yang ada, apakah itu mengerjakan proyek besar atau hadir sepenuhnya dengan orang-orang penting dalam hidup Anda seperti teman dan keluarga?

Pastikan untuk melihat jadwal Anda seperti seorang ilmuwan, bukan seperti seorang sersan. Seorang ilmuwan membuat hipotesis, menjalankan eksperimen, melihat hasil, dan berdasarkan hasil, menjalankan lebih banyak eksperimen. Jadwal Anda adalah hipotesis yang Anda uji setiap hari, dan seiring waktu, Anda akan menjadi lebih baik dalam membuatnya sesuai dengan kebutuhan Anda.

Salah satu kesalahpahaman tentang timeboxing adalah setelah Anda menetapkan jadwal, Anda harus mengikutinya selamanya. Itu bukan cara kerjanya. Anda harus tetap dengan itu, tetapi tidak selamanya. Meskipun sangat penting bagi Anda untuk menindaklanjuti bagaimana Anda merencanakan hari Anda selama hari itu, Anda benar-benar perlu melakukan penyesuaian, hanya saja tidak pada saat itu.

Saat pertama kali memulai timeboxing, Anda ingin menyisihkan waktu untuk memikirkan jadwal Anda untuk hari yang akan datang. Saat Anda mendapatkan pengalaman, Anda akan dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menyesuaikan rencana Anda. Misalnya, saya beralih dari merevisi jadwal saya untuk hari depan di akhir setiap hari menjadi mengerjakannya seminggu sekali.

Kedua, waktu penyangga membantu Anda merencanakan gangguan yang tampaknya tidak terduga. Ingat, jika Anda terganggu lebih dari sekali oleh hal yang sama, itu terserah Anda. Waktu penyangga memberi Anda kesempatan untuk mempertimbangkan alasan sebenarnya Anda terganggu dan mengambil tindakan hari ini untuk mencegah gangguan besok.

Gunakan waktu penyangga Anda untuk mempertimbangkan bahwa gangguan hanya memiliki tiga penyebab potensial:

• pemicu internal
• pemicu eksternal
• masalah perencanaan

Berikut adalah melihat lebih dekat pada tiga penyebab:

Pemicu internal

Sebuah pemicu internal adalah keadaan emosional yang tidak nyaman yang ingin Anda hindari. Jika Anda menemukan diri Anda keluar jalur karena Anda merasa bosan, kesepian, stres, atau cemas, Anda menyerah pada pemicu internal.

Saya akan melakukan ini sepanjang waktu ketika saya merasa menulis terlalu sulit dan mulai memeriksa email alih-alih terus menulis. Menulis adalah kerja keras. Itu sering membosankan, membosankan, dan kesepian. Saya akan menemukan jalan keluar dengan memeriksa email atau melakukan pekerjaan semu lainnya, untuk membebaskan pikiran saya dari ketidaknyamanan yang saya rasakan.

Lain kali Anda terganggu, tanyakan pada diri sendiri, “Emosi apa yang saya coba hindari?” Di tidak dapat diganggu gugat, saya menulis tentang lusinan teknik yang dapat Anda gunakan untuk menangani pemicu internal Anda sehingga mereka mengarahkan Anda ke daya tarik.

Pemicu eksternal

Pemicu eksternal adalah semua hal di lingkungan luar kita yang dapat membuat kita keluar jalur. Mereka semua adalah ping, bantingan, dan dering yang dapat menggagalkan hari yang direncanakan dengan baik.

Ada banyak cara untuk meretas kembali semua pemicu eksternal yang mengarah pada gangguan, tetapi melakukannya mengharuskan kita untuk terlebih dahulu mengajukan pertanyaan kritis: Apakah pemicu ini melayani saya atau saya melayaninya?

Jika pemicu eksternal, seperti notifikasi di ponsel Anda, disetel sebagai pengingat bahwa Anda memiliki janji temu yang Anda rencanakan atau sudah waktunya untuk pergi ke gym, maka baguslah! Ini melayani Anda.

Tetapi jika pemicu eksternal itu mengganggu rencana Anda, seperti pemberitahuan dari ponsel Anda saat Anda mencoba berkonsentrasi, maka matikan. Studi menemukan dua pertiga orang dengan smartphone tidak pernah menyesuaikan pengaturan notifikasi mereka. Ayolah! Luangkan waktu sebentar untuk memastikan Anda tidak terganggu oleh pemicu eksternal lain selama waktu kerja terfokus yang dijadwalkan.

Meretas kembali ponsel Anda untuk melawan gangguan hanya membutuhkan beberapa menit dan akan menghemat banyak waktu. Pelajari cara menggunakan fitur “jangan ganggu saat mengemudi” di ponsel Anda (bahkan saat Anda tidak sedang mengemudi). Gunakan tanda layar pemblokiran gangguan di meja Anda agar rekan kerja tidak mengganggu Anda.

Masalah perencanaan

Sumber gangguan potensial terakhir adalah “masalah perencanaan”. Ini terjadi ketika kami tidak mengalokasikan cukup waktu untuk suatu tugas atau kami tidak mengalokasikan cukup waktu buffer untuk tugas yang membutuhkan waktu yang tidak dapat diprediksi.

Misalnya, terkadang orang akan berdebat, “Bagaimana dengan lalu lintas? Bagaimana saya tahu berapa lama saya akan menghabiskan waktu mencoba untuk mulai bekerja?” Itu mudah, karena lalu lintas adalah masalah potensial setiap hari, itu seharusnya tidak mengejutkan. Jika Anda memiliki pertemuan super penting yang tidak bisa Anda lewatkan, Anda akan meninggalkan rumah lebih awal dan merencanakan waktu tambahan. Hal yang sama berlaku dengan blok waktu apa pun; jika Anda tidak yakin berapa lama yang Anda perlukan, tambahkan saja sedikit tambahan.

“Tapi bagaimana dengan anak-anakku?” orang mungkin bertanya. “Bagaimana jika mereka membutuhkan saya untuk menjemput mereka dari sekolah jika mereka sakit?” Yah, itu juga yang diharapkan. Anak-anak yang terkena penyakit umum seharusnya tidak mengejutkan. Jawabannya, tentu saja, bukan untuk menyerah dalam merencanakan hari Anda, tetapi memiliki rencana darurat sehingga Anda tahu apa yang akan Anda lakukan di masa depan.

Mungkin Anda akan memiliki teman atau anggota keluarga yang siap membantu? Atau mungkin Anda akan mencadangkan waktu ekstra setiap beberapa minggu sekali untuk menebus waktu yang mungkin Anda lewatkan untuk menangani keadaan darurat yang jarang namun dapat diprediksi. Apakah seorang ahli bedah otak berhenti di tengah melakukan operasi otak karena anaknya perlu dijemput dari sekolah? Tidak — mereka punya rencana, begitu juga Anda.

Dalam kata-kata Voltaire, jangan biarkan “sempurna menjadi musuh kebaikan.” Hal-hal terjadi, tetapi jangan menyabotase diri sendiri dengan mencari alasan karena tidak merencanakan ke depan. Menepati jadwal Anda memastikan kesehatan fisik dan mental Anda dengan membuat Anda lebih sehat dan lebih bahagia. Anda akan unggul dalam pekerjaan Anda ketika Anda menindaklanjuti komitmen Anda, seperti yang Anda katakan. Dan Anda akan memiliki hubungan yang lebih dekat dan lebih memuaskan ketika Anda sepenuhnya hadir dalam tubuh dan pikiran.

Menjadi tidak dapat diganggu gugat berarti hidup dengan pribadi integritas. Ini tentang menjaga kata-kata Anda, kepada orang lain dan, yang paling penting, untuk diri Anda sendiri.