Kiat Manajemen Waktu: Tetapkan Selain Jam untuk Setiap Tugas

Pada menilai nilai waktu di era multitasking

Jika Anda salah satu dari ribuan pekerja baru jarak jauh di luar sana, Anda mungkin mengelola jadwal Anda sendiri dengan cara yang tidak pernah Anda lakukan sebelumnya. Sebagai seseorang yang bekerja dari rumah untuk waktu yang lama, saya telah mempelajari kebenaran dasar yang aneh yang saya percaya dapat membantu Anda: Tidak ada yang membutuhkan waktu kurang dari satu jam.

Saya bekerja di bidang pemasaran, dan nilai saya untuk atasan saya sampai pada batas kemampuan. Saya diminta untuk mengawasi bagaimana saya menghabiskan hari saya, hingga peningkatan 15 menit. Setelah bertahun-tahun merasa seperti lembar waktu saya bertentangan dengan betapa sibuknya saya selalu merasa, saya menyadari bahwa saya sangat kecewa. Inilah alasannya:

Dalam kasus baru-baru ini, klien memerlukan edit cepat. Saya ditanya berapa lama, yang dengan bodohnya saya jawab, “15 menit.” Tapi tugasnya bukan hanya pengeditan itu sendiri. Saya harus membaca email, menanggapi permintaan, melakukan edit, menyimpan pekerjaan ke server, dan berkorespondensi dengan klien untuk memastikan mereka puas.

Tak perlu dikatakan, seluruh proses tidak hanya memakan waktu 15 menit. Saya akan mengulangi untuk catatan bahwa tidak ada yang membutuhkan waktu kurang dari satu jam, tetapi penting untuk dicatat: Jamnya sering licik! Pengeditan itu sendiri terganggu oleh pertemuan dan tugas lainnya. Subtugas, tindakan, dan acara tidak semua langsung mengikuti satu sama lain. Sebaliknya, mereka tersebar di sebagian besar hari.

Pertanyaan sebenarnya mungkin semantik. Apa “tugasnya?” Tentu saja ada pertimbangan overhead – semua yang konon bisnis tidak penting sekitar tapi tidak dari tugas itu sendiri – dan sebagian besar dari apa yang saya paparkan di atas adalah overhead. Tetapi cara yang lebih baik untuk memikirkan parameter tugas adalah sebagai berikut: Tugas adalah sesuatu yang, ketika dilakukan, mencegah seseorang dari melakukan sesuatu yang lain. Itu ditentukan oleh tidak adanya perhatian Anda di tempat lain.

Multitasking adalah alasan tugas kecil mungkin selesai sehari penuh – dan juga mengapa Anda pikir itu hanya membutuhkan waktu 15 menit. Ini menandai sisi lain dari kesadaran bahwa tidak ada yang membutuhkan waktu kurang dari satu jam: Multitasking adalah mitos. Sebagian besar dari kita memahami ini pada tingkat tertentu, namun kami berjuang untuk menyesuaikan gaya kerja kami.

Padahal awalnya istilah komputasi, “multitasking”Telah dijual kepada karyawan di mana saja sebagai cara untuk membebaskan kami dari konvensi. Jadilah penguasa jadwal Anda sendiri! Fokus pada apa yang Anda inginkan, kapan pun Anda mau! Jadilah fleksibel! Menjadi gesit! Bebas! Nah, bagian terakhir itu memiliki cincin kebenaran. Karena kita memberikan lebih banyak waktu kita.

Ketika Anda “melakukan banyak tugas,” yang sebenarnya Anda lakukan adalah memecah-mecah hari Anda menjadi satuan waktu yang lebih kecil dari satu jam, sehingga jauh lebih kecil, pada kenyataannya, banyak dari unit ini yang dipilih tanpa diperiksa, tidak ditambahkan ke penghitungan akhir. Untuk menambah penghinaan pada luka, ada bukti yang disarankan bahwa karena seringnya transisi di antara semburan kecil perhatian ini, setiap tugas yang berbeda membutuhkan waktu lebih lama daripada yang seharusnya. Saya tidak harus menunjukkan ironi di sini.

Itu datang ke memiliki pikiran yang tidak teratur. Saat Anda beralih dengan cepat di antara tugas yang berbeda, pengalihan itu sendiri berbayar. Menurut Bob Schafer, VP penelitian di Lumosity, ini “dapat menyebabkan kesalahan dan kesalahan.” Termasuk seseorang yang sangat memperhitungkan waktu yang dihabiskan.

Jadi mengapa saya akhirnya dibayar selama 15 menit ketika sesuatu benar-benar memakan waktu satu jam – atau sehari, tergantung bagaimana Anda menghitungnya? Saya tidak menyalahkan agen saya, atau bahkan industri saya. Jelas tidak ada orang atau kelompok yang bertanggung jawab. Namun dampaknya jelas: Saya datang untuk mendevaluasi waktu saya.

Jelas, seperti contoh “edit 15 menit” yang saya paparkan di atas, kami tidak selalu bisa memutuskan seberapa cepat tugas diselesaikan. Bahkan jika saya menginginkannya, saya tidak bisa membuat klien merespons lebih cepat, atau emailnya hilang.

Tetapi kita dapat mengakui bahwa bahkan tugas-tugas kecil memerlukan “overhead pribadi” yang signifikan, dan bahwa kita layak mendapatkan kompensasi untuk overhead itu dengan cara yang bermakna. Kami tidak akan mengubah pola budaya perusahaan. Tetapi kita dapat membuat perubahan yang lebih mendasar dan lebih pribadi daripada itu.

Ketika saya mengatakan bahwa tidak ada yang membutuhkan waktu kurang dari satu jam, itu benar-benar tentang memiliki cara menilai waktu saya. Ini tentang menghormati nilai perhatian saya, menjadi lebih sadar tentang bagaimana saya menggunakan pikiran saya, dan berdiri dengan martabat kerja saya. Ini tentang bersikap jujur, akhirnya, tentang cara waktu saya sebenarnya dihabiskan.