[ad_1]
Semua orang suka membenci pertemuan. Untuk alasan yang bagus.
Untuk satu hal, itu mahal: Organisasi mencurahkan banyak waktu karyawan yang dibayar dengan baik untuk rapat. Satu survei firma konsultasi manajemen menemukan bahwa sekitar 15% dari total waktu kolektif organisasi dihabiskan dalam rapat, proporsi yang meningkat.
Rapat juga dapat terasa seperti penghambat produktivitas dan kreativitas: Orang yang lebih tinggi cenderung menghabiskan lebih banyak waktu dalam rapat, namun survei diterbitkan dalam ulasan Bisnis Harvard menemukan bahwa 71% eksekutif senior mengatakan pertemuan tidak produktif dan tidak efisien, dan 64% mengatakan mereka datang dengan mengorbankan pemikiran yang mendalam.
Sayangnya, beralih ke pekerjaan jarak jauh, seperti yang dilakukan banyak organisasi pada musim semi ini, tidak secara otomatis berubah banyak. Pekerjaan virtual mengarah pada interaksi kantor yang kurang kasual, sehingga orang memiliki kecenderungan untuk menjadwalkan bahkan lebih pertemuan formal. Itu kesalahan besar karena ada beberapa bukti itu sedikit waktu tunda dalam konferensi video membuat rapat terutama menguras.
Jadi, mengingat pertemuan kadang diperlukan, bagaimana Anda bisa mencegahnya agar tidak mengerikan? Kuncinya adalah bertanya dan menjawab satu pertanyaan sebelum rapat:
Perubahan penting apa yang akan dihasilkan dari menyatukan orang, yang tidak mungkin terjadi sebaliknya?
Ketahui tujuan ini, sampaikan kepada semua orang sebelumnya, dan rapat Anda akan lebih baik, apakah Anda menggunakan Zoom atau IRL. Inilah alasannya:
Pertama-tama, tujuan khusus membutuhkan orang-orang tertentu. Jika suatu keputusan dapat dicapai tanpa Joe, maka Joe tidak perlu berada di sana. Secara umum, semakin sedikit orang yang terlibat, rapat dapat lebih produktif dan efisien. Beberapa organisasi telah melihat waktu yang dihemat oleh membatasi berapa banyak orang dapat berpartisipasi dalam rapat tanpa justifikasi yang luas. Ini bukan pesta ulang tahun sekolah dasar ketika senang mengundang seluruh kelas.
Kedua, jika Anda memiliki hasil dalam pikiran, Anda perlu cara untuk sampai ke sana. Ini tampaknya sederhana, namun satu survei ditemukan bahwa sekitar dua pertiga pertemuan tidak memiliki agenda. Orang-orang bertemu karena hari Selasa pukul 11 pagi dan saat itulah mereka selalu bertemu. Suatu agenda mendorong fokus, dan begitu Anda mengembangkan sebuah agenda, Anda juga dapat membagikannya dengan para peserta sebelumnya. Ini memberi orang kesempatan untuk bersiap, yang mengarah ke pertemuan yang bahkan lebih baik – siklus yang baik!
Tetapi keuntungan terbesarnya adalah menciptakan budaya di mana semua orang menanyakan pertanyaan ini sebelum menjadwalkan atau menerima undangan untuk rapat. “Perubahan penting apa yang akan dihasilkan dari pertemuan ini?” adalah pertanyaan yang memaksa disiplin. Ketika seseorang menyarankan pertemuan, pertanyaan pertama berubah dari “kapan?” untuk “mengapa?” Alih-alih bertanya kepada semua orang apakah mereka bebas pada hari Selasa pukul 11 pagi, penyelenggara perlu meyakinkan semua orang bahwa masalah tersebut tidak bisa diselesaikan dengan email, atau dengan panggilan telepon cepat antara dua orang, bukan sebagai pertunjukan dipentaskan untuk audiens yang tidak meminta tiket.
Yang pasti, ada peningkatan kecil lainnya yang bisa kita semua lakukan dengan cara kita melakukan pertemuan video. Sebagai permulaan, siapa pun yang memfasilitasi pertemuan harus memanggil orang-orang dengan nama untuk mengurangi kecanggungan orang-orang yang berbicara di atas satu sama lain dan waktu yang terbuang dari tidak ada yang berdentang, dan untuk memastikan semua suara terdengar. Tetapi tanpa tujuan yang jelas, bahkan tuan rumah konferensi video yang paling ramah dan inklusif hanya akan membuang-buang waktu dengan lebih efisien.
Waktu itu berharga. Rapat layak biaya jika – dan hanya jika – mereka mencapai sesuatu yang tidak bisa dilakukan sebaliknya. Ajukan pertanyaan ini secara eksplisit, dan pertemuan Anda akan lebih sedikit dan lebih baik.
[ad_2]
Source link
